メールは、いまや仕事では欠かせないコミュニケーションツールのひとつ。
とくに取引先や目上の人にメールを送るときには文面にしっかり気を遣いたいところ。
間違った敬語を使っていたら大変です。
そこで今回は、ビジネスマナー研修インストラクターの筆者が、ビジネスメールで使いがちなNG敬語をご紹介。
間違った敬語からは、“教養のない人”という印象や、“この人に仕事を任せても大丈夫？”というような不安感を与えてしまいます。
お互いに気持ちよく仕事をするためにも、今一度確認していきましょう。
（1）了解です
上司からのメールに、「了解です」「了解しました」と、なにげなく多用していませんか？
「了解」は、目上の方が目下に対して了承するときに使う言葉。
クライアントや目上の方からの指示や依頼に対して使う言葉としては不適切です。
「かしこまりました」「承知しました」が社会人としてふさわしい言葉です。
相手への気持ちを伝える敬語として、メールはもちろん、対面でも自然と使えるようにしておきましょう。
（2）私的には
若者言葉といわれている誤った表現の言葉です。
癖になっている方も多いですが、使うと学生の名残が抜けない幼稚な印象に……。
「わたくしとしては」という表現が正解ですので、しっかり覚えておきましょうね。
（3）ご拝見よろしくお願いいたします
拝見は“見る”の謙譲語（自分の動作に対してへりくだって表現すること）ですので、相手に使うのはNG！
送った資料を相手に見てほしい場合は、「ご査収のほどよろしくお願いいたします」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」が適切です。
ただし、“あなたから送ってもらった資料を私は見ました“という意味で使うときには「資料を拝見しました」と使うのはOKです。
シーンによって正しく使い分けましょう。
（4）「佐藤太郎部長様」
ビジネスメール作成のはじめには必ず宛名を入れますが、気を付けたいのが敬称の使い方です。
「佐藤太郎部長様」のように役職＋様の敬称を連続で使うのはNG。
役職名は氏名の後ろに付けると敬称の役割も含むので、「佐藤太郎様様」といっていることと同じことになります。
正しくは、
株式会社XXXXX
企画部部長 佐藤太郎様
となります。
上記のように敬称を「様」で表記するのが一般的ですが、
株式会社XXXXX
企画部 佐藤太郎部長
と、氏名のあとに役職をつけてもOKです。
氏名の後は“敬称を一つ”と覚えておきましょう。
（5）「すみません」
いろいろな場面でつい使ってしまう便利な言葉ではありますが、ビジネスでは多用しない方がよい言葉でしょう。
自分の気持ちを相手に伝わるように表現できるかどうかも社会人として必要な能力のひとつ。
状況に合った言葉で伝えましょう。
〇（御礼を伝えるとき）ありがとうございます。
〇（謝罪の気持ちを伝えるとき）申し訳ございません。
また、お願いをする際のクッション言葉「すみませんが」についても、「恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」という表現の方がより品のある丁寧な印象を与えます。
いかがでしたか。ビジネスメールは、相手（読み手）を思いやる気持ちも大切。
送信する前に、正しい敬語が使われているかどうかはもちろんですが、わかりやすく読みやすい文章になっているかどうかも必ず確認しましょうね。
文／西谷依里子 画像／PIXTA（ピクスタ）（ふじよ、miya227、EKAKI、metamorworks、Fast&Slow、tomos）
