メールのやり取りが長くなると気になるのがタイトルの「Re:」。ずっと残したほうがいいのか、それとも変えたほうがいいのか、意外に悩んでしまうもの。
そこで今回は、マナー講師の経験をもつ筆者がビジネスメールの正しい返信方法をご紹介します。
「Re:」は残すのが正解
「Re:」は長くなっても残すのが正解です。メールでやり取りしている内容は“スレッド”という形式で確認することができますが「Re:が長くなってきたな」と思ってタイトルを変えてしまうと別のスレッドになってしまい、後からの検索が面倒になってしまうのです。
ビジネスメールのやり取りは必ず“1案件につき1タイトル”を心がけましょう。
短い言葉で簡素にまとめる
ビジネスメールでは、長い文章よりも短い言葉で簡素に返信するように心がけましょう。伝えたいことがある場合は、箇条書きににしたほうが、より伝わりやすくなります。
これはなぜかと言うと、書く方も読む方も、時間短縮ができるから。また短い文章でやり取りすると、やや冷たい印象になってしまうこともありますので「ご連絡ありがとうございました」などのお礼は必ず入れるようにしたほうがよいです。
CCとBCCの使い分け
わかりにくいのが「CC」と「BCC」。これは同時送信の機能で、直接の相手ではないけれどやり取りを見てほしい人がいる場合はCC欄にメールアドレスを入力するようにしましょう。
たとえば、自分と取引先のメールを上司に確認しておいてほしい場合はCC欄に上司のメールアドレスを記載します。こうすることで上司にもメールが届くことになります。
また、送信する上司が取引先との知り合い同士ではない場合は「Bcc」を使うといいでしょう。Bccを使うことで取引先に上司のメールアドレスを知らせることなく上司にもメールを送信できるようになります。
お願い・お断りのメールのコツ
ール返信で心がけたいのはお願いとお断りです。相手の提案を断らなければいけないメールはストレートな表現を避け「残念ながら出席は難しく……」や「次回はぜひ参加させてください」とやわらかく表現するようにしましょう。
またお願いするメールの場合は「～してください」と依頼するのではなく「〜していただけますでしょうか？」と相手にゆだねる形にすると印象がグッとよくなりますよ。
ビジネスメールはちょっとしたことで印象がガラリと変わります。返信をするときは内容を簡素にし、お礼を忘れないようにしましょう。
文／前濱瞳 画像／PIXTA（ピクスタ）（Ushico、プラナ、xiangtao、EKAKI）
