メールは手軽さがあり、業務を遂行する際のツールとしてビジネスシーンでは必要不可欠ですよね。
しかし、ビジネスメールでのマナーを知らないと、相手に対して悪い印象を与えてしまうことも……。
“悪気がないのに、マナー違反をしてしまっていた……”なんてことはなるべく避けたいところ。
そこで今回は知らないと恥ずかしい、ビジネスメールのNGマナーについてご紹介します。日頃からきちんと守れているかどうか、ぜひチェックしてみてくださいね！
（1）急ぎの要件もメールで伝える
まれに急ぎの要件をメールで送っている方もいるようですが、メールだと相手がいつ確認するのか分からないため、結果的にトラブルのもとになってしまうことも……。
「午前中のうちに返信してくださいと記載したけれど、返事がこない！」なんて慌てふためくのは避けたいところ。
基本的にメールは相手がいつ読むかわからないツールですし、返信のタイミングも相手次第になりがちです。
そのため、急ぎの要件は電話で伝えるようにし、その後、要点をまとめたメールを送信しておくと記録にも残るので、思わぬトラブルを防ぐことができますよ。
ビジネスパーソンなら、この順番を守り、急ぎの用件のときはまずは電話、そして終話後にはメールを送信することを意識しておきましょう。
（2）メールの文面が「上から目線」
メールなのに“上から目線”とはどういうことなのでしょうか？
例えば、部下からのメールに“締切厳守”などの文言が入っていた場合、人にもよりますが“なんだか上から目線だな”と不愉快に思う方もいるようです。
送信した本人は相手にわかりやすいようにしたつもりだったとしても、文面では細かなニュアンスが伝わりにくいことも……。
上司や取引先の方にメールを送信する際には、命令形のような言葉遣いになっていないか、今一度注意してください。
締切を守ってもらいたい場合には「〇月△日までに××をお願いできるでしょうか」と依頼系にし、「恐れ入りますが」などのクッション言葉も加えると印象も悪くなりません。
コミュニケーションを円滑に進めるためにも覚えておくとよいでしょう。
（3）お礼メールを送らない
上司や取引先の人から好意を受けた場合には、迅速にお礼メールを送信することがマナーとしても望ましいところ。
“すぐに会うし、直接会ったときにお礼を言えばいいか”なんて、先延ばしにしてしまっている方もいるのではないでしょうか？
実はこれは、ビジネスパーソンとしては残念なNGマナーのひとつ。
好意を受けたらそのままにしておくのではなく、簡単な文面でもよいので、感謝のお礼メールを一通送るだけでも好印象に。
かしこまった文面でなくとも、その心遣いが嬉しいもの。
次回会ったとき……ではなく、まずはメールでお礼を伝えるようにしましょうね！
（4）複数の要件を詰め込みすぎる
1通のメールに重要な要件を詰め込みすぎてしまうと相手も読みづらく、見落としも増えてしまいます。
例えば、返信を急ぐことと、そうではないことがある場合。返信を急ぐ要件には返答があったのに、もう1つの要件は返答がなく忘れられていた……という経験がある方は多いのではないでしょうか。
同じ相手に重要な要件がふたつ以上がある場合には、それぞれ別でメールを送信したほうがベター。その際、1通目に「別件にて、あらためてメールをお送りします」というような断りを入れておくと親切です。
いかがでしたか？ 今回ご紹介したメールマナーは、どれも基本中の基本になります。きちんとできているか、今一度振り返ってみてくださいね。
文／前濱瞳 画像／PIXTA（ピクスタ）（kou、Fast＆Slow、miya227、プラナ） 参考文献／松本昌子監修『私を磨く！毎日が輝く！女性のビジネスマナー』（ナツメ社）
