仕事のメールは数も多いし、たくさん処理しなければならないし、要領が悪いと時間がかかってしまい、仕事全体の効率ダウンに。
本記事では、要領よく、パパッとメールを書くために実行したい3つの技をご紹介します。
（1）頻出フレーズを辞書登録
メールで頻出のフレーズを、パソコンやスマホなどのユーザー辞書に登録しておくと、効率をアップすることができます。
たとえば、「おつ」と2文字入れるだけで、「お疲れ様です。吉田です。」に変換できるように単語を登録しておくのです。
他にも、
・「おせ」→「お世話になっております。吉田です。」
・「ひきつ」→「引き続きよろしくお願いいたします。」
などです。
定番の挨拶に加え、「自分の職場・役割ならでは」の頻出フレーズも入れておくと良いですね。
スマホでも、 iPhoneなら設定＞一般＞キーボード＞ユーザ辞書。
アンドロイドなら文字入力中に左下に出る「文字」ボタン長押し＞単語登録-日本語 で設定することが可能です。
（2）テンプレート集を作っておく
「打ち合わせ日程の調整」「交通費計算のファイル送付」など、よくあるシチュエーションについては、あらかじめ文例を作っておくと良いでしょう。
メールのテンプレートは色々なサイト・書籍で紹介されていますので、それをもとにするのが便利です。
適宜、自分の職場ならではの表現に置き換えて用意しましょう。
職場の上司や先輩らのメールで、よくまとまっているなと感じたメールを転用するのもひとつの手です。
テンプレートを使う際に注意したいのは、いわゆる“誤爆”。
前のメールの人名を消し忘れたり、氏名空欄のまま送ったりするトラブルが生じがちです。
人・会社の名前や、具体的な用件を入れるべき部分は、「■■■■」のような、黒目の記号にしておくと目立つので、“うっかり”を避けられます。
（3）箇条書きをうまく使う
パパっと仕上げるには、文章で書くのを避け、できるだけ箇条書きにするのも良い方法です。
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次回は来週にうかがわせていただきます。
お忙しいかと思いますが、
23日（水）13時～、貴社でお時間頂戴したいと存じます。
その際、次年度全体の計画についてご相談したいと存じます。
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とせずに
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次回は以下にてお願いいたします。
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日時：23日（水）13時～
場所：貴社
議題：次年度全体の計画
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こうすると、書くのも簡単ですし、相手にとっても見やすくて便利です。
辞書登録もテンプレートも、実際に仕事を進めるなかで、随時、「これもあったほうが良いな」というものを追加していくことで、あなたならではの使いやすい環境を整えることができますよ！
時短テクを活かして、効率よくメールを処理しましょう。
文／吉田裕子
国語講師。塾やカルチャースクールなどで講師を務める他、『テストの花道 ニューベンゼミ』（NHK Eテレ）に国語の専門家として出演するなど、メディアでも活躍中。東京大学教養学部卒。
画像／PIXTA（ピクスタ）（miya227） 参考書籍／吉田裕子『仕事がはかどる！ 頭の中の整理術』（エイ出版社）
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